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    一個用友友空間,讓龍江森工綠色與智慧兼備
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    2021-09-10 15:34
    文章摘要:進一步推動集團無紙化辦公的深度應用和各管理系統的建設,為龍江森工集團的數字化轉型、智慧森工建設提供有力支撐。

    如今,在新一輪科技革命和產業變革面前,加速開展數字化轉型已經成為企業發展的“必選項”。其中,國有企業作為我國經濟發展的“壓艙石”和“頂梁柱”,同樣在數字化轉型中扮演著引領者角色。龍江森工集團就是其中之一。

    龍江森工集團前身是黑龍江省森林工業總局,擁有70年的歷史,集團總體上是以集團公司為核心,公益類子公司、商業類子公司為支撐的組織結構,下屬70多個企事業單位,守護650多萬公頃重點國有林區,擁有10余萬職工的省屬大型國有生態公益性企業。

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    復雜的組織結構也給龍江森工集團的經營管理提出了新要求,為此,龍江森工戰略性提出了“智慧森工”建設規劃,力求通過先進信息技術、工業技術和管理技術的深度融合,促進集團企業內部生產關系轉型升級。

    智慧管理是智慧森工建設的基礎所在。為此,龍江森工集團攜手用友友空間從內部日常辦公入手,率先建立起一體化信息管理平臺,全面提高內部工作效率、提升集團集中管控能力,輔助管理決策;全面推動集團數字化轉型,加速邁向高質量發展。

    順勢而為,將智慧森工建設落到實處

    去年6月,國資委印發的《關于開展對標世界一流管理提升行動的通知》中明確要求,促進業務與信息化的深度融合,推進信息系統的平臺化、專業化和規?;?,實現業務流程再造,為企業生產經營管理和產業轉型升級注入新動力;打通信息“孤島”,統一基礎數據標準,實現企業內部業務數據互聯互通,促進以數字化為支撐的管理變革。

    去年8月,國資委又印發了《關于加快推進國有企業數字化轉型工作的通知》,進一步要求推進生產運營智能化。推進智慧辦公、智慧園區等建設,加快建設推廣共享服務中心,推動跨企業、跨區域、跨行業集成互聯與智能運營。

    國有企業數字化轉型的全面提速,也給東北老工業基地的企業指明了方向。順應這一趨勢,龍江森工集團在2020年正式提出了加快推進智慧森工建設,并將其作為一項重要工作任務納入到龍江森工“十四五”規劃中,確定了從“智慧管理”、“智慧生態”和“智慧產業”三個方面建設,全面推動集團數字化轉型。

    為此,龍江森工集團率先從“智慧管理”入手,先行啟動了財務、人力資源、協同辦公、檔案管理等的數字化建設。在此過程中,用友公司以強大的ERP系統開發和服務實力成功中標,借助用友多年的行業經驗和眾多大型企業數字化轉型的成功案例,加速集團全面數字化轉型。

    龍江森工集團經營管理部李昊嵩表示,龍江森工集團與用友的合作已經超過15年,從最早的財務軟件開始,雙方的合作契合度一直都很高,相信在其他信息管理系統的合作方面,用友公司高水平的產品和服務也能助推森工集團發展。

    尤其在協同辦公層面,作為省直機關單位,森工集團公文數量龐大,特別是改革期間組織架構和人員仍在變動,以及業務流程的調整,龍江森工集團亟需以協同辦公為切入點,推動智慧管理落地,為智慧森工奠定基礎。

    因此,龍江森工集團對協同辦公系統的個性化需求也更為突出。在李昊嵩看來,用友友空間在公文辦理、日常審批,以及移動審批等方面都擁有許多個性化的功能,這些功能基本可以滿足龍江森工集團的日常辦公需求。更重要的是,用友友空間可以與財務和人力資源系統實現無縫銜接,進而幫助龍江森工集團構建起一個一體化平臺,切實推動智慧森工建設的落地。

    打破壁壘,以友空間構建智慧森工統一門戶

    此前,企業在信息化建設過程中,往往已經建立起了各種各樣的應用系統,但這些“煙囪式”的系統建設往往造成了一個又一個信息孤島,因此在企業數字化轉型過程中,如何打通各個應用系統之間的壁壘就變得至關重要。而龍江森工集團綜合管理平臺的建設,就擔負著這樣的職能。

    據了解,龍江森工集團綜合管理平臺主要分為人力資源管理系統、財務核算系統、協同辦公系統三個系統。其中,綜合辦公系統作為推動企業管理發展的“第一生產力”,不僅在幫助龍江森工集團加強企業協同管理,提高信息溝通交流,優化流程審批上有著重要意義,還能進一步加強集團的監控力和決策力。

    與傳統OA系統服務不同,友空間是全天候、全場景的高效移動工作平臺,可以幫助企業打造以人為中心的全員入口,不僅支持各類消息多端同步、各項業務多端同步處理,還能融合企業全部應用服務,實現一個APP暢享所有。

    如今,龍江森工集團已經將超過十數萬人的檔案信息整理到人力資源管理系統中,并將這些信息同步到用友友空間中;同一套組織架構,同一套人員,避免多套同類數據維護工作量大、數據不統一等問題;除集成移動審批系統外,還集成檔案管理、學習平臺等系統。

    與此同時,友空間也是龍江森工集團公文收發的統一平臺,通過將全省二級集團、分子公司的收發文統一管理,實現了公文無紙化;并通過整理各公司日常審批項目,將集團內各事項合并到一起接入到移動審批系統中,實現了領導審批的移動化。

    無紙化辦公在龍江森工集團的落地,不僅實現了文件信息的快速傳遞,強化了不同部門間的工作協同,還節省辦公費用支出,充分體現了森工人由粗放化管理向精細化管理轉型的態度與決心,讓改革進程中的創新工作方式、提高工作效率再上新臺階。

    對于龍江森工集團來說,友空間的應用,一方面為集團提供了一整套全新的OA辦公系統,實現了移動辦公、協同辦公等的落地;另一方面則扮演著系統整合者的角色,實現了不同應用系統底層數據的打通,檔案系統的對接,以及訪問入口的統一。未來,友空間還擔負著與人力資源管理和財務核算系統對接的職責,這在某種程度上已經超越了傳統OA辦公的范疇,而是成為企業各業務系統的“黏合劑”和“連接器”。

    扎實推進,全面滿足集團智慧管理需求

    2020年12月,友空間協同辦公系統正式在龍江森工集團上線,公文收發、工資條發放以及18項業務審批單在集團公司全面應用,同時,70多個二級單位的數字化辦公培訓也逐步完成。由此,龍江森工集團在公文收發上,實現了標準化的公文設置、嚴謹的邏輯流程、豐富的流程配置、超級管理員的緊急調度等一系列功能,得到了全集團的一致認可。

    比如,在辦公審批方面,友空間包括辦公用品申請、IT與網絡設備維護、用印審批、合同審批、會議室預約等在內的多個應用,既優化了審批流程,降低了人工成本,大大提高了全集團公司辦公效率;而在辦公交流方面,友空間的PC客戶端、手機客戶端基本覆蓋微信和QQ的功能,并支持許多特色功能,真正解決工作和私人交流的困擾。

    李昊嵩表示,友空間的上線應用,極大地提升了龍江森工集團的辦公效率和溝通效果,隨著系統不斷地優化升級,龍江森工集團將持續深入各項應用,加快企業管理的數字化轉型。具體來說,龍江森工集團借助友空間的落地,已經實現了以下四大目標:

    首先,實現了企業辦公的高效“共享協作”。通過搭建企業共享協作平臺,以及覆蓋全員的資源共享平臺、流程協作平臺和制度發布平臺,龍江森工集團大大提高了事務處理效率,消除各級單位之間因為距離、時間等因素而造成的信息不對稱、理解有偏差、執行不到位等問題。

    其次,解決了企業之間的“信息孤島”。龍江森工集團借助友空間的“統一平臺”能力,在實現全方位協同辦公應用服務的同時,消除了部門之間、上下級單位之間的信息壁壘,實現了不同業務系統之間的互聯互通,解決了企業信息孤島問題,統一實現無紙化辦公。

    第三,構建起集團管理的“統一入口”。龍江森工集團借助友空間的“統一入口”特性,讓所有管理者和員工都可以通過協同辦公平臺開展工作。未來,龍江森工集團還將基于友空間構建“信息交互、功能服務、業務流轉”的統一集成平臺,從更深層次實現企業信息化建設的“統一標準、業務集中,開放擴展”需求。

    第四,打造出數據決策的“支持入口”。龍江森工集團不僅將友空間定位為集團的協同辦公平臺,還將其作為集團的統一審批平臺,在友空間內對財務、人力等其他業務單據進行推送審批。

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    森工集團經營管理部暨智慧森工項目負責人李昊嵩

    李昊嵩表示,龍江森工集團之所以能夠通過友空間實現這些目標,得益于“整體規劃、分步實施、注重實效、穩步推進”的十六字方針。據了解,龍江森工集團協同辦公系統產品匹配度按631原則:60%標準產品、30%個性化業務、10%個性化配置。但由于龍江森工集團體量較大,系統上線過程中具備難度,不過,在集團領導和用友的共同支持和推動下,這些技術難題也得到了迅速解決。

    目前,友空間系統已經覆蓋龍江森工集團本部全體以及二級單位公文辦理人員,今年,友空間將覆蓋集團80%左右的人員。與此同時,協同辦公系統作為龍江森工集團各級日常辦公管理的中樞平臺,未來也將成為連接財務、人力資源、物資采購、考核等管理系統的橋梁,進一步推動集團無紙化辦公的深度應用和各管理系統的建設,為龍江森工集團的數字化轉型、智慧森工建設提供有力支撐。




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